Etiquetas de envío: qué son y qué datos deben tener | Loc España

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Etiquetas de envío: qué son

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Las etiquetas de envío son una parte fundamental en la logística del ecommerce actual. En ocasiones, pueden resultar confusas por la información que aportan o simplemente por el material de fabricación. Sin importar el tamaño del paquete, si existe alguna equivocación en la etiqueta del envío esto puede incrementar los costes y la ineficiencia de la entrega. 

Para evitar errores en las etiquetas de envío y garantizar el éxito de la entrega se detalla en este artículo todo lo que se necesita saber sobre las etiquetas de envío: desde qué son, cuáles son sus partes, hasta cómo imprimir una etiqueta de envío. 

Funciones de las etiquetas de envío

Las etiquetas de envío muestran los datos clave para que un transportista realice la entrega con éxito, desde su destino inicial hasta su destino final. Las etiquetas de envío deben incluir las siguientes partes: código postal, país de origen, número de seguimiento, fecha, cantidad de productos en el paquete, peso, dirección de salida, validación, calle, ciudad, código postal y región de la entrega. Las etiquetas de envío también suelen especificar el contenido del paquete, sobre todo, si son envíos internacionales. 

Por lo general, las etiquetas también incluyen información relativa al método de envío y a la empresa de transporte. De esta manera, el transportista se asegura prestar el servicio por el que se ha pagado. Cada etiqueta de envío es única y personalizada, no se pueden reutilizar. 

Cada transportista tiene una plantilla específica para sus etiquetas de envío. Las etiquetas se diseñan para ser leídas y comprendidas tanto por humanos como por máquinas. Por esta razón, el contenido debe ser claro, eficaz y fácil de leer. Cada empresa de transportes diseña sus etiquetas para trabajar su propio proceso de clasificación y entrega, por ello, es necesario utilizar plantillas e ir modificando el contenido según las características de la entrega. 

En una etiqueta de envío se pueden visualizar sencillamente código de barras, número y letras. Todos estos elementos son claves para el proceso de transporte y entrega de la mercancía. Cada elemento proporciona una información específica para el proceso. 

Partes de una etiqueta de envío

Las etiquetas de envío están compuestas por las siguientes partes: 

  • El nombre completo y dirección del remitente. 
  • El nombre completo y dirección del destinatario
  • El MaxiCode o código de barras: código que puede leer una máquina en cualquier dirección. 
  • El código de la ruta: información sobre la ruta del paquete durante el proceso de clasificación. 
  • El código postal de barras: el código postal del destino para que lo pueda leer una máquina, 
  • El número de seguimiento: el número que se le envía al cliente para que pueda seguir la ruta de su paquete. 
  • El nivel del servicio: el método seleccionado entre los que ofrece el servicio de transportistas. Por ejemplo: Express. 

La mayor parte de los datos anteriores la genera automáticamente el transportista. No obstante, si se necesita siempre la siguiente información clave:

  • Nombre y dirección del remitente. 
  • Nombre y dirección del destinatario. 
  • El método del servicio.

El tamaño estándar de las etiquetas de envío suele ser de 10×15 cm. Sin embargo, si esta medida no encaja en el paquete, existen otros estándares posibles como 6×3 pulgadas (15×7 cm) y 4×4 pulgadas (10×10 cm). 

Cómo crear unas etiquetas de envío

Generalmente, las etiquetas de envío se crean durante el proceso de pedidos. En la mayoría de ocasiones, los propios transportistas tienen requisitos particulares para sus etiquetas. Por tanto, no es posible usar la misma plantilla o rellenar una etiqueta a mano. Para completar una etiqueta de envío satisfactoriamente, es necesario conocer las directrices y necesidades del transportista. 

Otra alternativa es acudir a la oficina de correos más cercana y comprar una etiqueta en este mismo espacio. Quizás está opción resulta menos flexible, por ello, existen otras opciones más factibles, como puede ser preparar la etiqueta uno mismo. 

Preparar uno mismo las etiquetas de envío ofrece una amplia cantidad de ventajas. Las etiquetas manuales incluyen descuentos en el franqueo, también se puede programar la recogida del paquete en un lugar determinado. Del mismo modo, existen formas de automatizar el proceso de etiquetado para minimizar el trabajo manual. A continuación, se detallan 3 posibles métodos para preparar unas etiquetas fácilmente. 

etiquetas impresores para paquetes de envío

Plataforma Online o Software específico

Las plataformas online o software específicos permiten a los usuarios descargar plantillas de etiquetas de envío. Estas plantillas permiten personalizar el proceso sencillamente desde cualquier dispositivo electrónico. Además, la automatización a través de plataformas online posibilitan al transportista trabajar sin necesidad de conexión a internet. La logística automatizada ayuda a optimizar los recursos, reduce gastos extra y el tiempo de espera del envío. 

Automatización de envíos

La automatización de la información en los pedidos desde múltiples plataformas proporciona una gran facilidad para los transportistas, rellenan formularios de forma rápida y eficiente. Una buena herramienta de envío se conecta con la tienda de procedencia, recupera la información del pedido necesaria para la etiqueta, y ayuda a crear automáticamente la etiqueta con la plantilla correcta.

Si el transportista tiene una amplia cantidad de pedidos, este tipo de herramientas puede hacerle ahorrar tiempo y esfuerzo, eliminando la necesidad de rellenar manualmente la información de las etiquetas. 

Etiquetas en Línea

Existen multitud de herramientas online para rellenar las etiquetas de los transportistas. Cada transportista tiene su propia herramienta, donde puede crear etiquetas de envío que se ajusten a sus necesidades específicas. No obstante, este método no es el más eficaz y rápido. Para rellenar las etiquetas en línea es necesario introducir la información manualmente para cada pedido, una tarea que puede ser costosa. 

Imprimir etiquetas de envío

Hay diferentes tipos de impresoras de etiquetas, pero las opciones principales son : impresoras de láser y  térmicas. 

Impresoras de Impresión Láser

Por lo general, el uso abusivo de la impresión láser puede acabar con la vida útil de la máquina. Por ello, se suelen utilizar si solo se imprimen unas cuantas etiquetas al mes. El usuario se debe asegurar de que toda la impresión de la etiqueta es clara y nítida, y que la tinta no haya ocasionado ningún fallo corrosivo. La tinta de la impresión suele tener un precio elevado en el mercado, un factor negativo para optar por estas impresoras. 

Impresoras Térmicas

Por su parte, las impresoras térmicas están diseñadas para imprimir etiquetas, lo que las convierte en una opción más eficaz. No son necesarios los suministros extra de tinta o tóner, solamente se necesitan los rollos de etiquetas. Las impresoras funcionan creando formas en el papel por medio del calor, lo que permite obtener una etiquetas más precisas y duraderas. 

En Loc España contamos con una amplia gama de impresoras móviles o portátiles térmicas. Un ejemplo de nuestra gama es la impresora térmica de sobremesa GK420-GT800 ZEBRA SERIE G, una impresora portátil de etiquetas y recibos de alta calidad, con un uso muy sencillo y rápida gestión. 

 

Impresora Térmica de Etiquetas Zebra Serie G

Dónde se colocan

Generalmente, las etiquetas de envío se colocan en la parte lateral del paquete, siempre en la parte superior. Las etiquetas deben ser del tamaño correcto para que se ajuste por completo al soporte donde se coloca. El transportista se debe asegurar de no doblar ningún borde, la información clave debe ser visible en todo momento. 

En ocasiones, se cubre la etiqueta de cinta adhesiva transparente para protegerla. También es recomendable usar plásticos transparentes y proteger el paquete durante toda la ruta, para evitar daños y humedades. Esta tarea es bastante usual, sobre todo, en envíos internacionales. Lo más importante de todo es asegurar que la etiqueta es visible y clara. 

Si necesitas crear tus propias etiquetas de envío, confía en nosotros. En Loc España somos especialistas en diseño y fabricación de etiquetas. No lo dudes más, contacta con un equipo profesional en etiquetado. 

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